Digitale Post – Briefe auch unterwegs empfangen

digitale Post - Titelbild

Du bist länger mit deinem Camper unterwegs oder planst, Vollzeit darin zu leben, aber weißt nicht, wohin mit deiner Post?
Wenn du Familie und Freunden das Briefe öffnen ersparen möchtest, dann nutze doch einen Service, der deine Post sogar digitalisiert, sodass du sie ggf. von überall aus zur Hand hast.

In diesem Artikel informieren wir dich rund um die digitale Post, für wen sich das eignet, welche Möglichkeiten es gibt und über Vor- und Nachteile deines virtuellen Briefkastens.

Wie kann ich Post ohne Meldeadresse bzw. unterwegs empfangen?

Wenn du mit deinem Camper auf eine längere Reise gehst oder komplett in dein rollendes Zuhause umziehst, ist die Zustellung wichtiger Briefe irgendwo an “Palme 1” oder “Stellplatz im Grünen 2” eher schwierig.
Bei der Vorbereitung auf deine Reise bzw. deinen Umzug hast du sicherlich schon viele unnötige Dinge abbestellt bzw. erhältst möglicherweise ohnehin nicht mehr viel Post.

Bist du von Deutschland* abgemeldet, aber hast dein Kfz hier angemeldet, dann hast du auch eine bevollmächtigte Person angegeben, die deine Post empfängt und dir weiterleitet.
So könntest du das natürlich auch mit weiterer Post handhaben. Ich habe zum Beispiel auch beim Finanzamt meine Mutter als Empfangsbevollmächtigte angegeben. Das funktioniert so weit prima. Und viel mehr Post erhalte ich nicht bzw. habe Vieles auf elektronische Post umgestellt.
Bei meinen Versicherungen konnte ich einfach die Adresse ändern bzw. auch nach der Abmeldung einfach eine Postadresse (also keine Meldeadresse) angeben. Meiner internationalen privaten Krankenversicherung war egal, ob ich an der Adresse wohnhaft bin oder nicht. Da ist wichtig, dass die Abbuchung klappt 😉

Aber natürlich müssen viele Behörden (und auch die Krankenkasse) sichergehen, dass du erreichbar bzw. haftbar zu machen bist. Deshalb funktioniert das über eine dir vertraute Person mit Vollmacht am besten. Und nicht jede Post kann über einen Service zugestellt werden. Dazu später mehr.

*für andere Länder fehlen mir aktuell die Infos

Familie und Freunde

Es gibt ja die verschiedensten Konstellationen – von komplett abgemeldet bis hin zu eigenem Haus und nur für ein paar Wochen unterwegs. Je nachdem kannst du natürlich Freunde oder Familie bitten, deinen Briefkasten zu leeren und die Post entweder aufzuheben oder zu öffnen.
Bist du abgemeldet und hast eine Vertrauensperson, deren Adresse du als Postadresse angeben kannst (braucht man hin und wieder, z. B. auf dem Campingplatz) und die dir als Empfangsbevollmächtigte*r deine Post entsprechend zuverlässig weiterleitet (z. B. abfotografiert und dir per Nachricht schickt), dann ist das ein gutes Modell, das langfristig funktionieren kann.

Familie oder Freunde zu bemühen, egal, ob über einen längeren Zeitraum oder nur ein paar Wochen, birgt jedoch auch einige Nachteile. Ein paar davon seien im Folgenden mal genannt:

  • zeitlicher Aufwand für F&F
  • möglicherweise verzögerte Zustellung (aufgrund von Krankheit o. Ä.)
  • meist kein Scannen, sondern nur abfotografieren (und das evtl. in nicht guter Qualität)
  • meist als Bilddatei, nicht als Dokument übermittelt
  • eigene digitale Ablage nach Empfang notwendig

Und natürlich stellt sich die Frage, wem du so sehr vertraust, dass auch Briefe von der Bank oder dem Finanzamt geöffnet werden dürfen?

Digitale Post: Scannen und Ablegen

Nachdem dir die Dateien von deiner Vertrauensperson geschickt wurden, benötigst du außerdem ein System, wo du sie für dich ablegst. Das kann natürlich einfach in den Ordnern auf deinem Rechner, auf einer externen Festplatte oder auch in einer Cloud sein. Oder du nutzt sogar einen eigenen Server, wie z. B. Synology.
Erzähl doch mal in den Kommentaren, wo du deine digitale Post bzw. deine wichtigen Dokumente speicherst. Und falls du einen eigenen Server nutzt: Hast du ihn im Camper dabei oder steht er bei jemanden und du greifst remote darauf zu?

Wenn du selbst oder jemand für dich Dokumente einscannt, dann bedarf es heutzutage glücklicherweise keiner extra Geräte mehr. Mit deinem Smartphone und einer entsprechenden App kann man sämtliche Dokumente einfach abfotografieren und als PDF (oder Bilddatei) speichern.

App-Tipp: Nach einem Tipp bei einem Talk in unserer Online-Community zu diesen Themen nutze ich inzwischen das digitale Dokumenten­management Docutain. Die App gibt’s für Android, iOS und Windows. Selbst in der kostenfreien Variante sind die Funktionen ausreichend zum Scannen (in wirklich guter Qualität), Speichern, Teilen und mehr. Natürlich kannst du auch mit deiner Vertrauensperson absprechen, dass sie deine Briefe mit dieser oder einer ähnlichen App scannt. Dann hast du das Dokument direkt als PDF zur Verfügung.
In unserer Podcastfolge, die sich auf diesen Blogartikel hier bezieht, hat André erzählt, dass er die App Camscanner nutzt und damit sehr zufrieden ist.

Digitaler Post- und Scanservice

Für bereits wenige Euro im Monat (je nachdem, wie viele Briefe du erhältst) kannst du alle diese Aufgaben – Empfangen, Scannen, digital Speichern, Archivieren, Weiterleiten und analog (weltweit) Zustellen – komplett auslagern.

Inzwischen gibt es einige Dienste in diesem Bereich. Die beiden aktuell größten bzw. in Nomadenkreisen am häufigsten genutzten sind Dropscan und Caya. Einen Vergleich verschiedener Anbieter findest du bei Jan auf digital-affin.de.
Anhand von Caya möchte ich hier einen kurzen Überblick über die Leistungen eines solchen Dienstes geben.

Wie funktioniert das Ganze?

Ein solcher Service übernimmt deinen gesamten Posteingang vom Empfang übers Scannen bis hin zur digitalen Ablage und ggf. Zustellung an einen von dir genannten Ort.

In der Regel und explizit bei Caya läuft das wie folgt ab:

  1. Du
    • richtest einen Nachsendeauftrag ein bzw. lässt ihn einrichten, oder
    • buchst dir eine Postbox-Adresse bei Caya und leitest diese Adresse an alle weiter, deren Post du digital erhalten möchtest.
  2. Deine Post wird automatisch geöffnet und digitalisiert.
  3. Dein Posteingang wird tagesaktuell in der Caya Cloud bereitgestellt und du erhältst eine Push- Benachrichtigung oder E-Mail darüber.
  4. Deine Post ist jederzeit digital verfügbar.
  5. Die Originale werden kostenfrei für 90 Tage archiviert. Du kannst zusätzlich eine Sammelsendung – auch weltweit – buchen.

Weitere Informationen und die vielen zusätzlichen Leistungen (z. B. Teilen von Dokumenten oder Zahlen von Rechnungen) kannst du hier nachlesen.

Zu beachten sind u. a. folgende Punkte:

  • bestimmte Sendungen wie Pakete oder Pressesendungen können nicht digitalisiert werden
  • manche Behörden nutzen alternative Postzustellerdienste (nicht im Nachsendeauftrag inbegriffen), aber auch hierfür gibt es Lösungen
caya

Caya verfügt über eine sehr, sehr umfangreiche FAQ-Seite, auf der wirklich alle Themen wie Datenschutz und Sicherheit, Kosten und Tarife, Postweiterleitung und Archivierung und vieles mehr genau erklärt werden.

Weitere Möglichkeiten rund um deine (digitale) Post

Robinsonliste

Als Verbraucher:in kann man sich kostenlos in die Robinsonliste schützt den Verbraucher besser vor unangeforderten Werbesendungen und Telefonanrufen besser schützen.

“Seriöse Unternehmen, die Werbung versenden und den Verbraucher nicht unerwünscht kontaktieren möchten, gleichen gegen die Robinsonliste ab. Wir arbeiten stetig daran, möglichst viele Unternehmen für den Abgleich zu gewinnen, um Ihnen einen noch höheren Schutz vor nicht bestellter Werbung zu gewähren.”

Auf dieser Website kannst du ein Konto erstellen, in dem du angeben kannst, welche Kontaktmöglichkeiten (Post, E-Mail, Telefon, Fax, Mobiltelefon) du schützen lassen möchtest.

Bestellungen

Wenn ich unterwegs etwas benötige und dies nur online erhalte und demnach bestellen muss, habe ich mir die Artikel schon an alle möglichen Orte schicken lassen.
Zu Familie und Freunden, an Campingplätze, Coworking Spaces und Packstationen. Natürlich immer in Absprache mit den Menschen vor Ort, aber das versteht sich ja von selbst 😉
Bei Packstationen funktioniert das über die Post & DHL App. Hier muss man sich registrieren und anschließend wird einmalig z. B. per POSTIDENT-Verfahren die Adresse überprüft. Am besten führt man dies noch durch, solange man in Deutschland gemeldet ist.

Es gibt noch weitere Optionen, z. B. wenn du etwas über Amazon bestellst. Hier kannst du die Versandoption Amazon Locker* nutzen. Diese befinden sich oftmals an Tankstellen. Also ganz praktisch mit dem Camper, da man dort natürlich keine Parkprobleme hat.

Briefmarken

Du kennst bestimmt die Internetmarke der Deutschen Post, oder? Da man sie allerdings ausdrucken muss, ist sie für die meisten Camper eher nicht so praktisch. Es geht aber auch anders. Nämlich mit der “Mobilen Briefmarke” über die Post & DHL App. Das ist mega praktisch, habe sie ebenfalls installiert und bereits genutzt. Meine Sendung kam nur leider zurück. Was aber ausschließlich an mir lag, weil ich mich mit dem Porto verschätzt (zu wenig) hatte. Upsi.

Briefankündigung

Ich habe diesen Service zwar selbst noch nicht genutzt, aber von unserem Community-Mitglied Christian davon erfahren.
Das Ganze funktioniert ebenfalls über die Post & DHL App und ist kostenlos. Bei Aktivierung wirst du vorab über Briefe, die voraussichtlich in ein bis zwei Tagen an dich zugestellt werden, informiert. Wenn du den Service bei GMX bzw. WEB.DE gebucht hast, wird dir dazu pro Brief eine E-Mail an dein dortiges Postfach gesendet. Wie das genau funktioniert und du sogar eine digitale Kopie erhalten kannst, erfährst du hier.

Impressumsservice

Wenn du ein Onlinebusiness betreibst und zu diesem Zweck auch eine Website hast, benötigst du im Impressum eine ladungsfähige Adresse. Bei vielen ist das die Privatadresse. Um diese zu schützen, kannst du im Impressum auch eine andere angeben, die du von einem der u. g. Dienstleister erhältst. Dies ist auch eine gute Lösung, wenn du z. B. länger auf Reisen bist. So kannst du sicherstellen, dass wichtige Post auch immer bei dir ankommt, zuerst natürlich in digitalisierter Form.

Folgende zwei Anbieter wurden uns von anderen Campern empfohlen:

Digitale Post analog versenden – wie geht das?

Und was ist eigentlich, wenn du genau den umgekehrten Fall benötigst? Du sitzt in deinem Camper oder woanders relativ weit weg und musst dringend einen Brief analog mit der Post versenden. Das passiert zwar nur noch selten, aber für den Fall der Fälle gibt es auch hierfür einige Dienste, die das für dich übernehmen.

Bei einem Anbieter wie pixelletter, EMAILBRIEF, LetterXpress oder onlinebrief24 lädst du ein PDF- oder Word-Dokument hoch und kannst es als echten Brief versenden lassen. Die Anbieter übernehmen den Ausdruck, die Kuvertierung und den Versand. Und das alles zu einem fairen Preis und ohne dass du einen Schritt bzw. eine Fahrt zur nächsten Poststelle machen musst.

Fazit

Dank Digitalisierung ist das Versenden und Empfangen von Post weltweit kein Problem mehr. Mithilfe verschiedener Dienste und Apps kannst du meist zu einem fairen Preis-Leistungs-Verhältnis alles rund um deine Post regeln.
Solange meine Mama das noch mitmacht, nehme ich gern ihre Dienste in Anspruch und werde mit ihr nun auch mal die o. g. App Docutain ausprobieren 😉
Hätte ich keine Vertrauensperson, würde ich auf jeden Fall einen Service wie Caya in Anspruch nehmen. Bei der wenigen Post, die ich erhalte, wären das ca. 15 € im Monat. Dafür, dass dann meine Post direkt archiviert ist und ich sie überall digital verfügbar habe, völlig in Ordnung.

Wie empfängst du unterwegs deine Post? Hast du noch eine Frage dazu? Oder weitere Tipps? Habe ich einen wichtigen Aspekt nicht genannt? Dann schreib es uns in die Kommentare.

Tausche dich gern auch in unserer Online-Community weiter dazu aus. Regelmäßig finden zu diesem und vielen anderen Themen rund ums Leben und Arbeiten im Camper Talks statt. Aber auch in unserem “Klönschnack” jeden Sonntagabend reden wir immer gern über Internet, Meldeadresse & Co.
Ich bin wirklich froh über die vielen Tipps aus den Gesprächen, die ich hier in diesem Artikel weitergeben kann.

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